PHPカンファレンス2019に実行委員として参加しました

2019年12月1日 (日) に大田区産業プラザPiOで開催されたPHPカンファレンス2019に実行委員として参加しました。スタッフとして参加するのは今年で5回目になります。この記事では自分がやった仕事内容と参加した感想を書きたいと思います。

PHPカンファレンスとは

PHPカンファレンスは国内最大級のPHPのイベントで、毎年たくさんの方が参加されます。今年は開催20回目という節目の年で、約1,700名がご来場くださいました。今年は36個のセッションと13個のLT（ライトニングトーク）があり、開発などで培った技術や知識を共有していただきました。また発表だけでなく、ほかにも懇親会やスポンサーブース、スタンプラリーなど様々な催しがありました。

実行委員としての仕事

PHPカンファレンスの実行委員は、過去に実行委員や当日スタッフの経験がある人たちで構成されており、今年は約30名の方々が参加していました。実行委員は多種多様な仕事がありますが、僕の担当は当日スタッフ担当でした。当日スタッフ担当のおもな仕事は以下のとおりです。

• 当日スタッフの募集
• 当日スタッフへのお知らせやリマインド
• スタッフの当日担当のアサイン

今年は6月に実行委員のキックオフがありました。キックオフのあとは毎月定例の会議が行われます。そこでカンファレンスでやることを決めたり、各担当の進捗報告などが行われます。また、定例会議だけでなくSlackでも、随時開催に向けてやりとりが行われていました。

僕の当日スタッフ担当の本格的な始動は9月からなので、今回は9月から時系列順に何をやったのかを紹介していきます。

当日スタッフの募集（9月〜11月）

PHPカンファレンス自体の開催は12月ですが、当日スタッフの募集は9月に開始します。まずは募集用のGoogleフォームの作成です。今年カンファレンスでやることを確認しながら、必要な入力項目を考えます。たとえば、今年の場合は海外スピーカーの方がいらっしゃったので、英語スキルの項目などを増やしました。

フォームを作成したらほかの実行委員の方にSlackや定例会議で確認してもらいます。OKが出たらそのフォームを公開し、そのあとはSNS担当やWeb担当の方と連携して拡散してもらいます。当日スタッフの人数ですが、前年が約70名だったので、今回は前年より多く参加してもらえることを目標にしました。

今回募集の締切は10月中旬くらいに設定していたのですが、当日の仕事量を考えると人数が不足していたので締切を延長させてもらいました。延長後は順調に人数も増え、一部専門スキルをもった人は足りていなかったのですが、最終的には約80名と過去最高の参加人数になりました。過去最高の人数になった要因ですが、PHPカンファレンス自体の認知度も上がってきているのもあると思いますが、最近はエンジニア向けのイベントも増え、個人的にはこういったイベントにスタッフとして参加する敷居が低くなってきたのかなと感じます。

スタッフの当日担当のアサイン（11月上旬）

当日スタッフの募集が終了したら名簿を作成し、応募者の方々に案内メールを送ります。そのあとはスタッフの当日の担当決めです。個人的にはこの作業が当日スタッフ担当で一番大変な作業だと思います。今年のカンファレンス当日のおもな仕事は以下のようなものがありました。

• 会場担当（セッションの司会やタイムキーパーなど）
• 受付担当（一般来場者、スポンサー、スピーカーなどの受付）
• 撮影担当（セッションや会場などの撮影）
• 配信担当（YouTubeへの配信やサテライト中継）
• レポート担当（イベントやセッションのレポート執筆）
• 本屋担当（会場内本屋運営のサポート）
• SNS担当（当日の案内や落し物などの投稿）
• 懇親会チケットの販売受付担当
• elePHPantの販売受付担当

担当は応募時の希望担当や過去のカンファレンスのスタッフ経験などを参考に決めていきます。ほかにも応募時に任意でSNSのリンクを記入しもらったり、意気込みなどを書いてもらったりしているので、それもしっかり見て決めていきます。

まずは英語や撮影など専門のスキルが必要な担当を優先的に決めていきます。次に、スタッフ経験が豊富だったり、ほかのカンファレンスで活躍されている方だっだりする人は各担当のリーダーや少し難しい担当にアサインさせてもらっています。ただ適正だけを見て考えるのではなく、学生さんなどカンファレンスの参加が初めての方なら、よりカンファレンス全体の雰囲気が楽しめるような場所や担当に割り当てるようにしています。

あとは当日まで当日スタッフの方々への質問にSlackで答えたり、随時メールとSlackでお知らせやリマインドを送ったりしました。また、これだけの人数がいるので、スタッフのなかには都合によって何人か参加を辞退される方がいるので、そのときは適宜担当を見直したりしました。

前日準備

カンファレンス前日は朝の9時から救命講習がありました。PHPカンファレンスでは数年前から普通救命講習を団体で受講しています。年々来場者も増え、参加者の安全を考えて始まった施策らしいです。自分は救命講習担当も兼任していたので、9月上旬に蒲田消防署に連絡し、団体で講習を予約していました。参加は任意ですが今年は17名のスタッフが参加してくださいました！普通救命講習では倒れている方への対処法、人工呼吸やAEDの使い方などの学ぶことができます。内容は初歩的なことですが、知っているのといないのは全然違うので、受講してとても良かったと感じています。

午後のおもな仕事内容は、1F大展示ホールの会場設営とチラシの封入作業です。チラシの封入作業は、机にスポンサー企業のチラシを並べ、机の上のパンフレットやチラシを1枚ずつトートバッグに入れていくのですが、各1,500部くらいあるので30人で作業してもひとり50周ぐらいしなければなりません。作業的には大変ですが、学園祭の準備みたいな雰囲気で楽しいです。今年は順調に準備も終わり、夜は実行委員としてスピーカーズディナーに参加しました。帰宅したのは23時前だったと思います。

11月に事前に当日スタッフの方々も含めた打ち合わせもあるのですが、参加できない方も多いので当日まで顔を合わす機会がない方もいます。就寝前は少し不安で、この人が来なかった場合こうしようとか頭の中でシミュレーションしてしまうので、前日夜はほとんど眠れなかったです。

PHPカンファレンス当日

スタッフの集合時間は7:45ととても早いです。自分はスタッフの出欠をとるために早めに行こうと思い、5時過ぎに起床して7時前には会場のPiOに到着していました。当日は遅刻や体調不良で欠席された方はいましたが、ほぼ来てくださっていたので、まずは一安心です！朝礼が終わったら、各担当ごとで打ち合わせを行い、あとは当日の仕事をこなすだけです。

僕は当日スタッフ担当のほかに遊撃隊も兼任していました。遊撃隊はスポットで人員が必要だったり、困ったことがあったりすると出動する部隊です。今回はサテライト会場の案内をしたり、困っているところがないか見回ったりするのがおもな仕事でした。

今年はいろいろ新しい施策もありましたが、大きな混乱もなく無事カンファレンスは終了しました！懇親会が盛り上がっている頃には、僕は疲れてスタッフ控え室で休憩していました。カンファレンス当日は当日スタッフの方々が本当によく働いてくださったので、かなり助かりました。

最後にスタッフ打ち上げをして、PHPカンファレンス2019は無事終了しました。

まとめ

PHPカンファレンス2019を完走した感想ですが、大変なこともありましたが、とても楽しかったです！今年はなぜか副委員長という役職もついていたので、しっかりしないといけないなと思い、前年よりは頑張ったつもりです。

情報共有が不足してたり、リマインドを送るタイミングが遅かったり、反省することはたくさんありますが、個人的な一番の反省点は英語が話せなかったことです。今年は海外スピーカーの方も多く、担当によってはスタッフも英語を使う機会があったのですが、自分は英語が話せないのでそこでサポートができませんでした。ビジネスレベルは無理でも日常会話ぐらいはできるようになりたいです。

当日スタッフ担当は、募集やアサイン作業も大事ですが、一番大事なことは当日スタッフの不安を取り除いて楽しんでもらうことだと思っています。今回当日スタッフ担当をやって一番嬉しかったのは、カンファレンス翌日にSlackで当日スタッフの方々にお礼の言葉を送ったら、たくさんスタンプをもらえたことです！

あとスタッフ特典としてelePHPantのぬいぐるみをもらえたことも嬉しかったです！

実行委員として参加するメリットですが、普段知り合えないような人と出会えたり、刺激をもらえたりすることだと思います。休日にも関わらず、カンファレンスの参加者の方々がすごく真剣にセッションを聞いている姿を見ると、自分も頑張らないといけないなという気分になります。

さいごになりますが、来場してくださった方々、スポンサー企業のみなさま、ありがとうございました！また、当日スタッフ募集時に応募フォームをTwitterやFacebookなどでシェアしてくださった方々、個別に声をかけてくださって方々もありがとうございました！

実行委員のみなさまも本当にお疲れ様でした！